Das Thema Registrierkasse bleibt weiterhin brisant. Zusätzlich zu den aktuellen gelten ab April 2017 neue Anforderungen und Pflichten, die Sie unbedingt beachten sollten. Die schlechte Nachricht: Es wird nicht einfacher. Die gute Nachricht: Wir haben die wichtigsten Änderungen hier für Sie zusammengefasst:

Mit 1. 4. 2017 tritt die RKSV vollständig in Kraft. Ab dann muss Ihre Registrierkasse über eine geeignete Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signatur- und Siegelerstellungseinheit verfügen, denn es darf keine Möglichkeit zur Umgehung der Sicherheitseinrichtung geben. Dafür muss Ihre Registrierkasse eine verpflichtende Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung besitzen. Das Signatur- und Siegelzertifikat muss Ihnen als Unternehmer eindeutig zugeordnet werden können und besonders wichtig ist nun die digitale Signierung von Barumsätzen zum Zweck des Manipulationsschutzes. Ein maschinenlesbarer Code muss für jeden Barumsatz erstellt werden. Sie sind zur Meldung an das BMF verpflichtet, da sich ab 1. 4. zum Beispiel auch die Mindestangaben auf den Belegen erweitern. 

Registrierkassenbelege mussten bisher mindestens beinhalten:    

1. Eindeutige Bezeichnung des liefernden/leistenden Unternehmers
2. Fortlaufende Nummer
3. Tag der Belegausstellung
4. Menge und „handelsübliche Bezeichnung“ der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang
5. der sonstigen Leistung
6. Betrag der Barzahlung

Zusätzliche Belegmerkmale (Inkrafttreten §11 RKSV ab 1.4.2017):

1. Kassenidentifikationsnummer
2. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
3. Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
4. Inhalt des maschinenlesbaren Codes (vorzugsweise QR-Code, alternativ sind auch ein Link als Barcode oder OCR zum Abruf der Daten oder die Angabe als Zeichenkette möglich)

Was sollten Sie bis zum 31. 3. 2017 erledigt haben?

Sie benötigen ein Signatur- und Siegelzertifikat von einem VDA; in Österreich bei A-Trust, Globaltrust oder PrimeSign erhältlich. Führen Sie rechtzeitig ein Softwareupdate durch und installieren Sie sämtliche Sicherheitseinrichtungen vor dem 1. 4. 2017. Registrieren Sie Ihre Signatur- und Siegelerstellungseinheit sowie die Registrierkasse(n) über FinanzOnline. Prüfen Sie den Startbeleg und bewahren Sie ihn auf.

Ab dem 1. 4. 2017 sind Sie verpflichtet, jeden längeren – d. h. nicht nur vorübergehenden – Ausfall und sämtliche Außer- und (Wieder-)Inbetriebnahmen Ihrer Sicherheitseinrichtung oder Registrierkasse(n) über FinanzOnline innerhalb einer Woche zu melden. Wichtig ist auch, dass Sie Anfang und Ende des Ausfalls genauestens dokumentieren und ebenfalls sofort melden.

Als vorübergehend gelten Stromausfälle und planmäßige Wartungsarbeiten sowie andere Ereignisse, die zu einer Funktionsunfähigkeit der Sicherheitseinrichtung für nicht mehr als 48 Stunden führen.

Diebstahl, Funktions- oder sonstiger Verlust Ihrer Signaturerstellungseinheit oder der Registrierkasse(n) haben Sie ebenfalls zu melden.

Eine vorübergehende Stilllegung der Registrierkasse(n) während der Betriebsferien oder saisonbedingter Betriebssperren brauchen Sie nicht zu melden.

Fällt Ihre Signatur- und Siegelerstellungseinheit aus, müssen Sie Ihre Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse erfassen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Registrierung Ihrer Registrierkasse(n) bekanntzugeben. Essentiell ist, dass die Übermittlung über FinanzOnline erfolgt:

• Übermittlung mittels Webservice

Nähere Informationen dazu finden Sie auf der Website des BMF unter:
E-Government/FinanzOnline/Für Softwarehersteller/Sonstige Funktionen/Webservices.

Wenn Sie sich für diese Übermittlung entscheiden, legen Sie einen Benutzer für den Registrierkassen-Webservice in FinanzOnline an. Sie benötigen außerdem eine internetfähige Registrierkasse mit einer Kassensoftware, die XML-Dateien erstellen kann. Diese Aktion dürfen entweder Sie selbst als Unternehmer oder ein von Ihnen bevollmächtigter Wirtschaftstreuhänder durchführen.

• Übermittlung mittels File Upload

Dieser Vorgang setzt voraus, dass Sie oder der von Ihnen bevollmächtigte Wirtschaftstreuhänder als Supervisor in die Benutzerverwaltung bei FinanzOnline einsteigen und eine Registrierkasse mit einer Kassensoftware, die XML-Dateien erzeugen kann, besitzen.

• Registrierkassen – Übermittlung im Dialogverfahren

Mit dieser Funktion können Sie oder der WT alle Daten online übermitteln. Sie können die Registrierungen von Signaturerstellungseinheiten und Registrierkassen, alle Meldungen zum Status, Ihre Kassenbelege für eine Belegprüfung sowie die Anforderung des für die Belegprüfung mittels BMF-Belegcheck-App erforderlichen Authentifizierungscodes selbst durchzuführen.